Povinná elektronická fakturácia od roku 2027 núti firmy pozrieť sa na svoje účtovné a fakturačné systémy podstatne kritickejšie než doteraz. Najväčšou chybou však môže byť predstava, že problém vyrieši samotná kúpa nového softvéru. Ak firma prenesie do moderného systému zbytočné schvaľovania, manuálne prepisovanie údajov a nesprávne nastavené procesy, výsledkom bude drahšia technológia, ale nie nevyhnutne efektívnejšia firma. Rok 2026 by preto mal byť obdobím, keď podniky najskôr zmapujú procesy, dáta a informačné toky a až následne rozhodnú, aký účtovný alebo ERP systém skutočne potrebujú.
Od 1. januára 2027 sa elektronická fakturácia stane štandardom pri tuzemských transakciách, na ktoré sa nová právna úprava vzťahuje. Rok 2026 je preto pre firmy obdobím technickej a procesnej prípravy. Nejde pritom iba o zmenu dokumentu z PDF na iný elektronický formát. Elektronická faktúra má mať štruktúrovanú elektronickú podobu, pričom podľa aktuálnych informácií bude pracovať s XML a európskym štandardom EN 16931. Súčasťou nového prostredia bude aj digitálne oznamovanie údajov z faktúr.
Práve štruktúrované dáta sú z pohľadu optimalizácie procesov zásadné. PDF faktúra síce dokáže človeku zobraziť dodávateľa, sumu, DPH, dátum splatnosti alebo číslo objednávky, ale pri automatizovanom spracovaní potrebuje systém jednotlivé údaje spoľahlivo identifikovať. Pri štruktúrovanej elektronickej faktúre sa otvára priestor na prenos dát medzi systémami bez toho, aby ich zamestnanec musel z jedného dokumentu manuálne prepisovať do druhého programu.
Príprava na elektronickú fakturáciu sa však netýka iba IT. Firmy by mali riešiť procesy, dáta, účtovníctvo, dane aj systémovú architektúru. Pri fakturačných procesoch sa tak stretáva finančné oddelenie, účtovníctvo, obchod, nákup, IT a v niektorých podnikoch aj logistika alebo skladové hospodárstvo.
Najväčšou príležitosťou e Faktúry preto nemusí byť samotné splnenie novej zákonnej povinnosti. Pre firmu môže byť oveľa hodnotnejšie, ak povinnú zmenu využije na odstránenie manuálneho prepisovania údajov, zrýchlenie schvaľovania dokladov, lepšie prepojenie nákupu s účtovníctvom a získanie kvalitnejších dát pre controlling. A práve tu vzniká problém, ktorý pri implementáciách informačných systémov vidíme pomerne často. Firma začne diskutovať o produktoch skôr, ako si odpovie na otázku, čo vlastne potrebuje zmeniť.
Otázka teda nemá znieť iba: Aký účtovný softvér si máme vybrať? Oveľa dôležitejšie je vedieť, ako má vyzerať proces od vzniku ekonomickej udalosti až po jej zaúčtovanie, úhradu a využitie údajov v manažérskom reportingu.
Pred implementáciou účtovného softvéru najskôr zmapujte proces
Predstavme si firmu, ktorá mesačne spracuje 3 000 prijatých faktúr. Faktúra príde e mailom, pracovník ju uloží, ďalší človek skontroluje dodávateľa a sumu, dokument sa pošle na schválenie zodpovednému manažérovi, po schválení účtovníčka údaje zadá do systému a následne sa pripraví platba. Firma sa rozhodne tento proces digitalizovať a automatizovať.
Ak však nový systém iba elektronicky napodobní všetky existujúce kroky, časť potenciálu automatizácie zostane nevyužitá. Namiesto troch manuálnych kontrol budú možno tri elektronické kontroly. Namiesto e mailu príde notifikácia. Namiesto papierového podpisu pribudne elektronické tlačidlo. Proces bude modernejší, ale stále nemusí byť optimálny.
Pred implementáciou je preto potrebné položiť si jednoduchú otázku pri každom kroku: Prečo ho robíme? Je kontrola potrebná z dôvodu zákona, interného kontrolného mechanizmu alebo iba preto, že sa tak postupovalo posledných desať rokov?
Ak faktúra súvisí s objednávkou, ktorú už predtým schválil oprávnený pracovník, má byť rovnaký nákup opätovne schvaľovaný po prijatí faktúry? Ak systém dokáže automaticky porovnať objednávku, dodávku a faktúru, musí pracovník kontrolovať každú položku manuálne alebo má riešiť iba rozdiely? Toto je podstata procesnej optimalizácie. Dobrý systém by nemal nútiť človeka kontrolovať všetky transakcie rovnakým spôsobom. Mal by umožniť nastaviť pravidlá a presunúť ľudskú pozornosť najmä na výnimky.
Predstavme si, že z 3 000 faktúr mesačne je 2 400 úplne štandardných. Dodávateľ existuje v databáze, suma zodpovedá objednávke, bankový účet je správny, faktúra obsahuje požadované údaje a nie je duplicitná. Ďalších 600 dokladov obsahuje nejakú odchýlku. Ak zamestnanec kontroluje všetkých 3 000 faktúr, firma spotrebúva pracovnú kapacitu aj na transakcie, pri ktorých sa nič mimoriadne nedeje. Ak systém dokáže automaticky overiť štandardné prípady a pracovník rieši predovšetkým 600 výnimiek, mení sa samotná logika procesu. Práve takto by sme mali rozmýšľať o digitalizácii a čiastočnej automatizácii účtovníctva. Nie ako nahradiť papier obrazovkou, ale ako odstrániť úkony, pri ktorých ľudská práca nevytvára primeranú hodnotu.
Koľko môže správne nastavený účtovný systém firme ušetriť
Pri rozhodovaní o novom účtovnom alebo ERP systéme odporúčam prepojiť procesnú analýzu s číslami. Argument, že nový systém bude modernejší, totiž nestačí. Manažment potrebuje vedieť, aký ekonomický efekt môže investícia priniesť.
Vráťme sa k firme s 3 000 prijatými faktúrami mesačne. Predpokladajme, že manuálne spracovanie jednej faktúry od prijatia cez kontrolu až po zadanie údajov do systému spotrebuje v priemere päť minút práce. Pri 3 000 faktúrach ide o 15 000 minút mesačne, teda 250 hodín. Ak celkový hodinový náklad pracovníka vrátane mzdy, odvodov a súvisiacich personálnych nákladov predstavuje napríklad 18 eur, samotná pracovná kapacita spojená s týmto procesom má hodnotu približne 4 500 eur mesačne. Za rok ide o približne 54 000 eur.
Teraz predpokladajme, že automatizácia dokáže pri priemernej faktúre odstrániť tri minúty manuálnej práce. Tri minúty krát 3 000 faktúr predstavujú 9 000 minút, teda 150 hodín mesačne. Pri hodinovom náklade 18 eur ide o pracovnú kapacitu v hodnote približne 2 700 eur mesačne alebo 32 400 eur ročne. To už je suma, s ktorou možno porovnávať cenu implementácie.
Treba však upozorniť na dôležitý rozdiel. Ušetrený pracovný čas ešte automaticky neznamená rovnakú úsporu vo výsledovke. Ak zamestnanci namiesto manuálneho prepisovania faktúr využijú získaný čas na controlling, kontrolu pohľadávok, reporting alebo inú produktívnu činnosť, firma získala kapacitu. Priamy pokles nákladov vznikne až vtedy, keď automatizácia umožní napríklad znížiť potrebu externých služieb, eliminovať nadčasy, nezvyšovať počet zamestnancov pri rastúcom objeme dokladov alebo znížiť inú konkrétnu nákladovú položku. Tento rozdiel je pri kalkulácii návratnosti informačných systémov veľmi dôležitý.
Ak firma rastie o 20 percent ročne a počet dokladov sa zvyšuje z 3 000 na 3 600 mesačne, automatizácia môže umožniť zvládnuť vyšší objem s rovnakým tímom. Úspora sa potom neprejaví prepustením pracovníka, ale tým, že firma nemusí vytvoriť nové pracovné miesto. Ekonomický efekt informačného systému preto treba hodnotiť širšie než iba cez počet pracovníkov v účtovníctve.
Nový softvér nesmie iba digitalizovať staré procesy
Implementácia účtovného systému je ideálnou príležitosťou preveriť, ako medzi jednotlivými oddeleniami tečú informácie. Účtovníctvo totiž často spracúva dôsledok procesu, ktorý vznikol úplne inde. Obchod vystaví faktúru na základe objednávky zákazníka. Nákup objedná materiál alebo službu. Sklad potvrdí prijatie dodávky. Projektový manažér schváli vykonanú prácu. Personalistika dodá údaje pre mzdy. Manažment následne očakáva finančný reporting. Ak tieto systémy a oddelenia pracujú izolovane, účtovníctvo sa stáva miestom, kde sa chýbajúce informácie dopĺňajú ručne. Práve preto by implementácia nového systému nemala byť projektom účtovného oddelenia. Je to firemný projekt.
Pri prijatej faktúre napríklad potrebujeme vedieť nielen dodávateľa, základ dane a DPH. Pre manažérske riadenie môžeme potrebovať stredisko, zákazku, projekt, produktovú skupinu alebo inú analytickú dimenziu. Ak tieto údaje vznikajú už pri objednávke, nie je dôvod, aby ich účtovníčka po prijatí faktúry znova zisťovala prostredníctvom e mailu.
Správne nastavený proces môže vyzerať úplne inak.