Dobrá správa financií a účtovníctva sú neodmysliteľnou súčasťou každého prosperujúceho podnikania. Pre efektívne riadenie finančných tokov a sledovanie účtovných povinností je výber správneho účtovného softvéru kľúčovým rozhodnutím. V tomto článku sa pozrieme na dôležité faktory, na ktoré by ste mali dbať pri výbere nového účtovného softvéru pre vašu firmu.
1. Potreby vašej firmy a funkcionalita softvéru
Predovšetkým je nevyhnutné zhodnotiť špecifické potreby vašej firmy. Každá firma je jedinečná, a preto je dôležité zvážiť, aké funkcie sú pre vašu firmu kľúčové. Tieto môžu zahŕňať správu faktúr, evidenciu výdavkov, kontrolu zásob alebo integráciu so systémami na správu platieb a mzdy. Ktoré moduly potrebujeme pre náš podnik. Čo z toho potrebujeme mať automatizované. Kto a kam bude mať prístup, kto bude administrátor, akou formou riešiť preklopenie dát zo starého systému do nového. Je potrebné si sadnúť za stôl a spracovať si metodiku postupov, ktoré budú zachytené v účtovnom programe, priradiť im maticu rolí s prepojením na každý modul programu, ktorý potrebuje náš podnik.
2. Užívateľské rozhranie a použiteľnosť
Užívateľské rozhranie je rozhodujúcim faktorom pre efektívne používanie účtovného softvéru. Uistite sa, že softvér ponúka intuitívne a priateľské rozhranie, ktoré uľahčí prácu vašim zamestnancom. Nikto nechce tráviť čas učením sa zložitého systému. Všetci máme radi pojem „user friendly“.
3. Zabezpečenie dát
Finančné údaje vašej firmy sú veľmi dôležité a citlivé. Preto je nevyhnutné, aby váš účtovný softvér disponoval spoľahlivými bezpečnostnými opatreniami, ktoré ochránia vaše údaje pred neoprávneným prístupom a únikom. To zahŕňa šifrovanie dát, pravidelné zálohovanie a kontrolu prístupu.
4. Cloudové uloženie dát
Cloudový účtovný softvér ponúka mnoho výhod, vrátane možnosti prístupu k dátam odkiaľkoľvek a kedykoľvek. To je obzvlášť užitočné pre firmy s viacerými pobočkami alebo tými, ktoré chcú pracovať na diaľku. Pri výbere softvéru sa uistite, že je možné dáta ukladať do cloudu alebo v prípade, ak chcete mať dáta výhradne mimo cloudu, treba si preveriť potrebu hardverového výbavenia, veľkolsti úložiska a ostatných parametrov, ktoré treba zabezpečiť s IT oddelením firmy ešte pred spustením implementácie. Obe riešenia majú svoje pre i proti a vo veľkej miere sa voľba odvíja od potrieb podniku a spôsobu financovania programového riešenia.
5. Cena a náklady
Cena je samozrejme dôležitým faktorom pri výbere účtovného softvéru. Okrem počiatočných nákladov na zakúpenie softvéru zvážte aj náklady na jeho údržbu a aktualizácie. Je možné, že výhodnejšia bude mesačná platba za cloudové riešenie alebo investícia do jednorazovej licencie. Taktiež pri výbere programu máme možnosť voľby medzi tzv. krabicovými softvérmi, ktoré sú výrazne cenovo lacnejšie a medzinárodnými účtovnými softvérovými riešeniami, ktorých cena sa odvíja od programového vývoja na mieru nášho podniku. Hoci sú krabicové účtovné programy diametrálne odlišné z hľadiska ceny, má zmysel si vybrať túto voľbu pri malých a stredných podnikoch, najmä ak Vám stačia moduly, ktoré dané programy ponúkajú. Ak už ste zahraničná spoločnosť, prípadne veľký podnik a potrebujete schvaľovať doklady elektronicky kdekoľvek na svete, či potrebujete upraviť softvér na Vaše vlastné potreby, vtedy sa treba pozrieť skôr na ponuku iných ako krabicových softvérových riešení. Tu je rozdiel už v základnej cene programu.
6. Dostupná podpora a školenia
Pri používaní nového účtovného softvéru môže vzniknúť potreba technickej podpory alebo školenia pre zamestnancov. Skontrolujte, či poskytovateľ softvéru ponúka dostupnú technickú podporu a školenia, ktoré vám pomôžu využiť všetky funkcie softvéru.
7. Recenzie a odporúčania
Pred definitívnym rozhodnutím o nákupe nového účtovného softvéru sa pozrite na recenzie od iných používateľov a vypočujte si odporúčania od iných podnikateľov. To vám môže poskytnúť cenný názor na to, ako software funguje v reálnom prostredí. Určite ale odporúčame pozrieť referencie od podnikov z podobnej oblasti podnikania. Predsa len každý druh podnikania má iné potreby.
8. Dlhodobá udržateľnosť
Pri výbere účtovného softvéru je tiež dôležité myslieť na dlhodobú udržateľnosť. Ako sa software vyvíja? Poskytuje pravidelné aktualizácie a nové funkcie? Je to software, ktorý bude fungovať pre vašu firmu aj v budúcnosti? A čo legislatívna podpora domácej krajiny, aby mal softvér vždy aktuálne DPH priznanie, či iné legislatívne parametre nastavené riadne a včas.
9. Skúšobná verzie a demo
Nakoniec odporúčame vyskúšať si softvér na vlastnej koži. Väčšina poskytovateľov ponúka skúšobné verzie alebo demá, ktoré vám umožnia zistiť, či je software pre vašu firmu skutočne vhodný.
Výber nového účtovného softvéru nie je rozhodnutie, ktoré by ste mali brať na ľahkú váhu. Je to dôležitý krok pre zabezpečenie efektívneho riadenia financií vašej firmy. Ak budete dbať na vyššie uvedené faktory a starostlivo vyberiete, môžete si byť istí, že nový software bude prinášať výrazné vylepšenie vo vašom účtovníctve. A častokrát nie len v účtovníctve, ale aj v celom procesnom nastavení fungovania podniku a odovzdávania informácií medzi oddeleniami. Potreby musia byť jasne zadefinované hneď na začiatku a následne až začať s prieskumom, čo mi trh programov ponúka.
