Identifikácia rizík v podniku a rozpoznávanie problémov sú kľúčové aspekty manažmentu, ktoré umožňujú riadenie a minimalizáciu nežiaducich udalostí, ktoré by mohli ohroziť úspech podniku. K tomu často krát stačí, aby manažér identifikoval riziká a problémy pomocou viacerých prístupov a metód.
- Manažér by mal sledovať a analyzovať externé faktory, ako sú ekonomické, politické, sociálne či technologické trendy, ktoré by mohli ovplyvniť podnikové prostredie; mal by sledovať konkurenciu a venovať tiež pozornosť novým hráčom na trhu, čo môže poskytnúť informácie o potenciálnych hrozbách.
- Vykonávanie interných analýz, ako je SWOT analýza (Silné stránky, Slabé stránky, Príležitosti, Hrozby), pomáha identifikovať silné a slabé stránky podniku a odhaľovať možné riziká. A taktiež hodnotenie finančnej stability a výkonnosti podniku môže naznačovať problémy, ako sú nedostatky v cash flow, zadlženosť, či prípadné iné nedostatky vo finančnom riadení podniku.
- Pracovníci sú často v kontakte s dennými operáciami a môžu pozorovať potenciálne riziká a problémy v rôznych oblastiach podniku, preto by manažér podniku mal podporovať otvorenú komunikáciu a spoluprácu, aby mohol získať cenné informácie o vnútorných problémoch.
- Implementácia systematického procesu riadenia rizík je podnik kľúčová. Zahŕňa identifikáciu, hodnotenie, kontrolu a monitorovanie rizík v rôznych oblastiach podniku, nie len na úrovni manažmentu. Vytváranie scenárov pre možné udalosti a ich dopady tak pomáha manažérovi pripraviť sa na rôzne situácie.
- Využívanie moderných technologických nástrojov, ako sú softvérové systémy na riadenie rizík, môže zjednodušiť proces identifikácie a sledovania rizík v reálnom čase.
- Zákaznícke spätné väzby a názory partnerov môžu poskytnúť dôležité informácie o kvalite produktov, služieb a vzťahov. Porovnávanie výkonu a procesov s konkurenciou alebo odvetvovými štandardmi môže odhaliť oblasti, kde je podnik zaostáva alebo je vystavený rizikám.
Ako zistiť, že podnik má problém?
Identifikácia problémov v podniku môže byť často zjavná, ale nie vždy. Niekedy sa v tichosti drobné problémy nabaľujú a podnik si ich všimne, až keď problém prepukne v zreteľnej forme. Niekoľko znakov a indikátorov však môže naznačovať existenciu problémov, a preto im treba venovať pozornosť a vedieť vyhodnocovať pôvod daného problému.
1. Finančné varovné signály:
Klesajúce zisky, zhoršujúce sa cash flow, zvýšené náklady a zadlženosť môžu byť indikátormi finančných problémov.
2. Znížená produktivita a efektívnosť:
Pokles produktivity a efektívnosti výrobných alebo operačných procesov môže naznačovať problémy s riadením alebo inými faktormi.
3. Zvýšená fluktuácia zamestnancov:
Častá zmena zamestnancov a vysoká fluktuácia môže signalizovať problémy so vzťahmi v práci alebo s firemnou kultúrou a je teda len otázkou času, kedy sa to premietne do efektivity a následne finančných výsledkov firmy.
4. Negatívne zákaznícke spätné väzby:
Príliš veľa sťažností od zákazníkov alebo negatívne recenzie môžu indikovať problémy s kvalitou produktov alebo služieb.
5. Zhoršujúce sa vzťahy so zákazníkmi a partnermi:
Zmeny v partnerstvách alebo negatívne vzťahy s kľúčovými zákazníkmi môžu byť signálom problémov v komunikácii alebo kvalite.
6. Prudké zmeny vo vedení:
Častá výmena vedúcich pracovníkov alebo nečakané zmeny vo vedení môžu signalizovať interné problémy.
7. Nedodržiavanie regulačných požiadaviek:
Porušovanie právnych alebo regulačných požiadaviek môže mať vážne dôsledky pre podnik a indikovať závažné problémy v riadení.
Manažér by mal byť schopný rozpoznať tieto signály a včas zasiahnuť, aby predišiel vážnejším problémom. Efektívne riadenie rizík a aktívna identifikácia problémov sú kľúčovými prvkami úspešného podnikania. Pre takúto analýzu často krát pomáha, ak podnik využije služby externej spoločnosti pre procesný audit, tj. analyzujú prostredie odborníci, ktorí nie sú zaslepení zabehnutým procesom firmy, nepoznajú prostredie firmy, zamestnancov a ich rutiny, a teda vedia sa na podnik a jeho riadenie pozrieť z hora. Vedia tak lepšie identifikovať prípadné problémy, ktoré ľudia z interného prostredia nevedome prehliadajú.
Procesný audit je dôležitý nástroj na hodnotenie a zlepšovanie efektívnosti firemných procesov. Súčasťou samotného procesného auditu je identifikácia „odpadu“ v procesoch. T.j. neefektívne činnosti a postupy, ktoré, ak sa neodstránia, vedú k narastaniu rizikových dopadov na firmu, čím predstavujú potenciálnu hrozbu pre jej stabilitu či rast.
Odpad v procesnom audite môže nastať z rôznych príčin a môže ovplyvniť rôzne oblasti podniku. Tu je niekoľko príkladov toho, čo sa často považuje za odpad v procesoch:
- Zbytočné opakovanie práce. Ak existuje neefektívnosť v procese, ktorá vedie k opakovaným úkonom alebo zdvojeniu práce, môže to spôsobiť stratu času a zdrojov.
- Zastarané alebo neefektívne postupy môžu prispieť k chybám a oneskoreniam v procese. Modernizácia a optimalizácia postupov môže pomôcť znížiť odpad a zvýšiť efektívnosť.
- Nedostatočná komunikácia. Ak nie je zabezpečená efektívna komunikácia medzi oddeleniami alebo medzi zamestnancami, môže to viesť k nedorozumeniam a chybám v procese.
- Nesprávne pridelenie zdrojov. Ak nie sú správne pridelené ľudské, finančné alebo materiálne zdroje, môže to viesť k neefektívnemu využívaniu zdrojov a nárastu odpadu.
- Nedostatočné vzdelávanie a školenie zamestnancov. Zamestnanci môžu byť zdrojom chýb, ak nemajú dostatočné vzdelanie alebo školenie v súvislosti s procesmi, ktoré vykonávajú.
- Zlé riadenie rizík, neschopnosť identifikovať a riadiť riziká v procesoch môže viesť k problémom a stratám, ktoré by bolo možné inak predvídať a predchádzať.
- Nedostatočné monitorovanie a hodnotenie výkonu. Ak nie sú vytvorené mechanizmy na monitorovanie a hodnotenie výkonu procesov, môže byť ťažké odhaliť problémy a zaviesť zlepšenia.
- Neproduktívne technológie, používanie zastaralých alebo nevhodných technológií môže viesť k neefektívnym procesom a vytvárať priestor pre odpad.
- Nedostatočná automatizácia – v prípade, že nie sú vhodne zavedené automatizované nástroje a technológie, môže dôjsť k manuálnym chybám a neefektívnosti.
- Nízka kvalita vstupov môže to viesť k chybám a problémom počas celej operácie.
Pre procesný audit je kľúčové identifikovať tieto formy odpadu, analyzovať ich príčiny a navrhnúť opatrenia na ich minimalizáciu alebo odstránenie. Odpad môže mať negatívny vplyv na efektívnosť, ziskovosť a celkový úspech firmy, a preto je dôležité venovať mu pozornosť a aktívne ho riešiť prostredníctvom procesného auditu.
